Yksityisyyden suoja

 Kuvat Margit Mannila 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, jota on sovellettava toukokuusta 2018 lähtien, muuttaa henkilötietojen suojan yleissääntelyä. Asetus on lopullisessa muodossaan (EU) 2016/679 EU:n virallisessa lehdessä. (Elinkeinoelämän keskusliitto.)

Asiakirja on pidettävä salassa, jos se on säädetty salassa pidettäväksi tai jos viranomainen lain nojalla on määrännyt sen salassa pidettäväksi tai se sisältää tietoja, joista on lailla säädetty vaitiolovelvollisuus (JulkL 22 §).  Jos asiakirja määrätään salassapidettäväksi, sen tulee perustua aina lakiin. Päätös salassapidosta on myös aina perusteltava.

.

Henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien teettäminen

Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 13 §:n mukaan työnantajan on varmistettava, että henkilö- ja soveltuvuusarviointeja tehtäessä käytetään luotettavia testausmenetelmiä, testien suorittajat ovat asiantuntevia ja testauksella saatavat tiedot ovat virheettömiä.

Henkilöarvioinnit kuuluvat työelämän tietosuojalain perusteella yhteistoimintamenettelyn piiriin. Lain mukaan henkilörekisterin ylläpitäjän tulee huolehtia siitä, etteivät tiedot pääse vääriin käsiin. Säilytysaika on tiukasti sidoksissa tietojen käyttötarkoitukseen:  Esimerkiksi, jos rekrytointipprosessin yhteydessä tilataan henkilöarviointi ja sitten  kun rekrytoinnit on tehty tai arviointien perusteella kehityskeskustelut käyty, ei arvioilla tee enää mitään. Näin ollen arvio tulisi hävittää. Tietosuojavaltuutetun ohjeiden mukaan säilytysaika on maksimissaan kaksi vuotta.

Virtuaalilakimies-sivustolla on asiaa henkilö- ja soveltuvuusarvioiden tettämisestä sekä tietojen säilyttämisestä. 

Työnantaja voi teettää työnhakijalle erilaisia henkilö- ja soveltuvuusarviointitestejä. Testit edellyttävät aina työntekijäehdokkaan suostumusta. Työnantajan on kuitenkin varmistettava, että käytettävät testimenetelmät ovat luotettavia, niiden suorittajat asiantuntevia ja testauksella saatavat tulokset virheettömiä. Testejä voidaan tehdä, jos niillä on tarkoitus selvittää työtehtävien hoidon edellytyksiä ja niiden tulosten tulee olla työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia.

Työnantaja voi vaatia työnhakijaa esittämään todistuksen huumetestistä, jos tietyt yleiset työpaikkaan liittyvät edellytykset täyttyvät ja jos työnhakijan on tarkoitus toimia sellaisissa työtehtävissä, jotka edellyttävät tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä, hyvää reagointikykyä, erityistä luottamusta tai joissa ollaan tekemisessä alaikäisten kanssa. 

Tietojen säilyttäminen

Jos työnantaja haluaa säilyttää työhakemuksia, työntekijöistä keräämiään tietoja tai teettämiensä testien tuloksia myöhempää tarvetta varten, tietojen katsotaan muodostavan henkilörekisterin, josta työnantaja on velvollinen laatimaan henkilötietolain mukaisen rekisteriselosteen. Rikosrekisteritietoja ei voi kuitenkaan kopioida eikä tallentaa. Terveydentilatiedot tulee säilyttää erillään muista tiedoista. (Virtuaalilakimies 12.10.2016.)

Tarpeettomien henkilötietojen oikeanlaisesta hävittämisestä on hyvä muistuttaa aika ajoin.

Esimerkiksi esimiehille saattaa joskus kertyä heidän omista tiiminjäsenistään tietoa, josta he eivät välttämättä tule edes ajatelleeksi, että tämä on henkilötietoa, jota tulee käsitellä henkilötietolain mukaisesti. 

Henkilöarviointeja tekevä HRS Advisorsin sivustolla todetaan tietojen säilyttämisestä näin: 

Luottamuksellisuus ja tietojen säilytys

Henkilöarvioinnin tulokset ovat luottamuksellisia, eikä niitä saa luovuttaa ilman asianomaisten lupaa ulkopuolisille tai antaa sivullisten luettavaksi. Henkilöarviointi tehdään vain arvioinnin tilanneen organisaation käyttöön koskemaan tiettyä tehtävää. Tulokset eivät ole suoraan sovellettavissa muihin käyttötarkoituksiin. Tuloksia ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen ilman asianomaisen organisaation, arvioitavan henkilön sekä arvioinnin tehneen psykologin lupaa. (HRS Advisors.)

Lähteet ja lukemisto

Arkistonmuodostusuunnitelma. AMS. Säilytysaikojen määrittely. Kansallisarkisto. (12.10.2016). 

 EU-asetus henkilötietojen suojasta julkaistu lopullisessa muodossaan. Elinkeinoelämän keskusliitto. (12.10.2016).

Henkilötietolaki. Finlex. (12.10.2016). 

HRS Advisors. (12.10.2016).

Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä. Finlex. (12.10.2016).

Laki yksityisyyden suojasta työelämästä 759/2004.  Finlex. (12.10.2016). 

Menettelyohjeet henkilötietoja sisältävien asiakirjojen käsittelystä Helsingin yliopistossa. Helsingin yliopisto. (12.10.2016).

Syrjänen, Pentti. (2006). Yksityisyyden suoja ja henkilöarviointi. Tampereen yliopisto. Juvens -print. Tampere. Väitöskirja. (12.10.2016). 

Turvallisuusselvityslaki. Finlex. (12.10.2016).

Työelämän tietosuojalaki. Tietosuojavaltuutettu. (12.10.2016). 

2.2.1.1 Työnhakijan henkilötietojen käsittely rekrytoinnin yhteydessä . Virtuaalilakimies. (12.10.2016).