Projektin kustannusohjaus

Posted by on


Projektin kustannusohjaus (161-196)

Lähtökohtaisesti projekti on itsenäisesti johdettu taloudellinen hanke. Sillä on omat taloudelliset tavoitteensa, joiden toteutuminen lasketaan projektin valmistuttua. (Pelin 2011, 162.)
Projektin kustannusohjaukseen sisältyvät
  • kustannusarviointi
  • projektin budjetointi
  • aikataulun ja kustannusten optimointi
  • kassavirtalaskenta
  • kustannusraportointi
  • ohjauspäätökset
  • jälkiseuranta (Projektihallinta 30.3.2017.)
 
Projektin kustannusvalvonta eroaa linjaorganisaation kustannuskirjanpidosta. Kustannuskirjanpito on taaksepäin katsovaa ja tarkkaa.  Projektin kustannusvalvonnan tulee olla tarkkaa, ennakoivaa ja ohjata toimenpiteisiin.
Projektin kustannusohjausjärjestelmän on tuotettava informaatiota, joka
  • antaa kuvan työn todellisesta edistymisestä
  • liittää tosiinsa ajallisen ja taloudellisen edistymisen
  • korostaa päätapahtumia
  • antaa yhteenvedot projektin johtamisen eri tasoilla
  • auttaa tunnistamaan ongelmakohdat
  • ennakoi tulevaa kustannuskehitystä
Toimivan kustannusohjauksen tulee keskittyä projektin alkuvaiheesen, sillä suurin osa kustannuksiin vaikuttavista ratkaisusita tehdään projektin suunnitteluvaiheessa. Suunnitteluvaiheessa pitäisi kaikelle saada hinta.

Kustannusten suunnittelu voidaan määritellä seuraavasti: projektin tai sen osatehtävien kustannukset määritellään ennakkoon siten, että toiminta on liiketaloudellisesti kannattavaa.  (Pelin 2011, 162-164).

Sopimusvaritaatiot muodostuvat kahdesta perustyypistä

Kokonaisurakka (fixed price)
Laskutustyö (cost plus)

Esimerkki toimitusprojektin sopimushinnan muodostumisesta

(Pelin 2011, 165) 

Laskutustyön heikkous on, että tomittajalla ei ole juurikaan motivaatiota projektin kustannusten pienentämiseen. (Pelin 2011, 166.)

Muita sopimusmuotoja ovat
Laskutustyö+kustannuspalkkio (award fee)
Kannustepalkkioina sovittu prosentti aika-, laatu- ym. tavoitteiden mukaan.

Laskutustyö+houkutuspalkkio (incentive fee)
Kustannusalituksesta annetaan tietty prosentti toimittajalle.

Kiinteä sopimus+laskutustyö
Osa projektin kustannuksista sovitaan kiinteänä eränä, osa tehdään laskutustyönä.

Kiinteä sopimus+bonus
Valmistumisesta ennen sopimuspäivämäärää maksetaan erillinen bonus (Pelin 2011, 167.)


 Kustannusarviointi
 Kustannuksia arvioitaessa on otettava huomioon mm. seuraavia seikkoja
  • arviot tulee tehdä riittävällä tarkkuudella 
  • arvioiden on sovelluttava kustannusvalvonnan kohteiksi
  • arvio on ennuste, eikä voi olla lähtötietojaan luotettavampi
  • osa-arvioihin ei saa lisätä varauksia
  • käytettyjen arviointimenetelmien on taattava, etteivät mahdolliset kustannusylitykset horjuta projektin kannattavuutta
Käytännössä kustannusten arviointi tarkentuu vaiheittain, kuten projektin suunnittelukin. Kulloinkin voimassa oleva arvio on kustannusvalvonnan perustana. Kustannusarviot jaetaan tavallisesti kolmeen tarkkuusluokkaan
- alustava kustannusarvio
- peruskustannusarvio
- lopullinen kustannusarvio


Teollisuuslaitosprojektissa peruskustannusarvion pohjana ovat tarjoukset kone- ja laitekustannuksista
- rakennustapasuunnitelma
- alustavat sähköistyssuunnitelma, yksityiskohtaiset putkisto- ja instumentointikaaviot
- arkkitehtipiirustukset
- projektin kokonaisaikataulu. (Pelin 2011, 166-167.)
Projektin kustannusarvioinnin ja budjetoinnin apuana käytetään luvussa 6 kuvattua projektin ositusta (WBS). Mustanet, että  projektissa tehtävien töiden ja tuotosten ryhmittely ja osittaminen siten, että niistä muodostuu kuva koko projektin laajuudesta. 
Jokainen aleneva ositus- tai ryhmittelytaso muodostuu aina yksityiskohtaisemman määrittelyn töistä ja tehtävistä. Ositus on projektin suunnittelun ja seurannan selkäranka. (Ks. Projektijohtamisen sanastoa.)

Työpaketista vastuussa olevan henkilön tai osaston on tehtävä laskelmat kyseisestä työpaketista. Kustannuksia voidaan kohdentaa seuraavien vaihtoehtojen mukaisesti.
- kustannukset, jotka voidaan suoraan kohdistaa tiettyyn työpakettiin, kuten materiaali ja työkustannukset
- kustannukset, joita ei voida kohdistaa tiettyyn työpakettiin, kuten vuokrat ja hallinnolliset kustannukset, käsitellään yleiskustannuksina

Myös kustannusten kustannuslajit eritellään. Kustannuslajeja ovat esimerkiksi
- materiaalikustannukset
- ostot
- tuntipalkat
- kuukausipalkat
- pääomakustannukset

Tilikarttaa ja projektiositusta suunniteltaessa on otettava huomioon seuraavat asiat:
  • osaprojektien ja eri vastuualueiden kustannukset on voitava eritellä
  • urakat muodostavat kukin oman työpakettinsa
  • tilikartta on laadittava talousmiesten ja insinöörien yhteistyönä, ei erillisiä seurantamenettelyjä aika- ja kustannusohjaukseen
  • tilikartan tulee olla joustava projektin toteutuksessa mahdollisesti tapahtuvien sisällön muutosten suhteen
  • tilikartta palvelee tarvittavin osin myös liikekirjanpitoa. Siinä on otettava huomioon investointien poistosäännöt ja rahoitus- ja mahdolliset avustusasiat. (Pelin 2011, 169.)

Arviointivarauksilla (Maangement Reserve) pyritään lieventämään arviointiin liittyvien virhe- ja epävarmuustekijöiden vaikutuksia. 
Arviointivirheet voivat johtua mm. seuraavat tekijät
  1. Laajuusmuutokset (Scope Changes). Projektin sisältöä lisätään.
  2. Lisätyöt (Change Work)
  3. Ulkoiset muutokset. Lakot, lainsäädännöt, sääolosuhteet...
  4. Arviointivirheet. Määrävirheet, yksikköhinnoittelu, unohdukset. 
  5. Kustannustason muutos. Inflaatio, suhdanteet, valuuttakurssien muutokset. (Pelin 2011, 171.)

Projektibudjetti
Projektibudjetin suunnitellessa on otettava huomioon, että sen tulee soveltua kustannusvalvonnan perustaksi. Projektin kustannusraportoinnissa käytetään samoja nimikkeitä kuin projektibudjetissakin. (Pelin 2011, 174.)

Kustannusvalvonta
Kustannusvalvonnan tarkoituksena on varmistaa projektin taloudellinen toteutus. Kustannusraportoinnin ja valvonnan tulee olla
  • säännöllistä
  • tuoretta tietoa sisältävä
  • kaikki kustannukset kattavaa
  • ohjaavaa ( Pelin 2011, 174.)

Kustannusraportointi
Projektin kustannusraportointi suoritetaan määrävälein. Tällöin lasketaan toteutuneet kustannukset (laskutetut), sopimukseen sidotut kustannukset sekä  arvioidaan kustakin kohteesta jäljellä olevat kustannukset. Kustannusraportissa kustannukset siirtyvät projektin edistyessä yhden otsakkeen alta toisen alle. Kannattaa olla tarkkana, jotta ei kirjaa samaa kustannusta kahteen kertaan. (Pelin 2011, 175.)

Luonnollisesti projektin kustannusvalvontaa liittyy tuntiraportointijärjestelmä. Riippuen projektista tuntiraportointi suoritetaan kerran viikossa, kahden viikon välein tai kerran kuukaudessa.  (Pelin 2011, 177.)

Usein projektityöskentelyssä lyödään laimin jälkiarviointi ja kustannusten jälkilaskelma. Kun projekti on valmis, tulisi tehdä yhteenveto projektin kustannuksista ja kannattavuudesta. Jälkilaskelma on osa projektin loppuraporttia.

Jälkilaskelman tavoitteena on 
  • koota tiedot projektin kustannuksista
  • analysoida poikkeamat ja niiden syyt
  • antaa sisäinen kannattavuuslaskelma
  • täyttää kirjanpidolliset vaatimukset
  • toimia tulevien projektien kustannuslaskelmien perusinformaationa. (Pelin 2011, 178.)
Lisäksi arvioidaan projektin jälkeiset kustannukset, kuten takuuajan kustannukset ja huolto- ja ylläpitokustannukset (Pelin 2011, 179).




Kustannusten ja tehtävien aikataulun suunnittelua



Lähde: http://www.projecttemplates4you.com/images/forpretty/Project-Cost-Performance-Indicator--(CPI).png/ PMO (pmo implementation templates). (17.11.2016).

Ajan ja kustannusten optimointi
Kun projektia mietitään kannattaa lähteä arvioimaan, miten projektin kestoa pystyttäisiin lyhentämään ja kuinka kannattavaa se olisi. Usein työ on mahdollista tehdä lyhyemmässä ajassa. Vaikka projektin lyhentäminen lisää tehtävän työkustannuksia, säästöjä syntyy välillisissä kustannuksissa. Näitä ovat
  • sidotun pääoman korko
  • investoinnin tuotto
  • tilaajalta saadut aikaisemmat maksuerät
  • säästetyt myöhästymissakot
  • maine hyvänä toimittajan (ei rahassa arvioitavissa ns. good williä)
näistä tekijöistä johtuen saattaa, olla hyvin kannattavaa lisätä välittömiä kustannuksia, jos niiden avulla kokonaiskestoa saadaan lyhennettyä.  (Pelin 2011, 179-180.)

Optimoinnin vaiheet
  • Selvitetään tehtävien lyhentämismahdollisuudet ja lyhentämisen vaikutus tehtävän kustannuksiin (aika-kustannusriippuvuus).
  • Selvitetään, mtiä säästöjä tuo yhden aikayksiön lyhentäminen (välilliset kustannukset).
  • Haetaan kriittisen polun tehtävistä se, jota on sdullisinta lyhentää (pieni kustannusjyrkkyys).
  • Lyhennetään kriittisen polun (polkujen) tehtäviä yksi kerrallaan, kunnes yhden aikayksikön lyhentämisestä aiheutuva lisäkustannus on suurempi kuin välillisessä kustannuksissa saatu säästö. Tällöin on saavutettu kustannuksellinen optimi.
  • Tästä jatkamalla voidaan hakea projektin minimikestoa. Kokonaiskustannukset nousevat tällöin yleensä jyrkästi. (Pelin 2011, 180.)
Kun projektin johonkin osaa tehdään muutos, se vaikuttaa yleensä useisiin tehtäviin ja aikataulu on päivitettävä kunkin lyhentämisen jälkeen. Jos muutoksesta aiheutuu, että projektin kriittiset polut lisääntyvät, ei yleensä yhden tehtävän nopeuttaminen riitä siihen, että aikataulussa pysytään, vaan jokaista kriittistä ketjua joudutaan tarkastelemaan uudelleen ja niistä on saatava pois vastaava aika. Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että mitä enemmän projektissa on kriittisiä polkuja, sitä todennäköisempää on ettei projektiin käytetyn ajan lyhentäminen kannta.  (Pelin 2011, 183.)

Ajallisen ja taloudellisen edistymisen arviointi
Tavallisesti projektin kustannusseurannassa verrataan toteutuneita kustannuksia budjettiin. Tämän vertailun heikkous on, että siinä ei oteta huomioon projektin ajallista edistymistä.
Usein aikataulu- ja kustannusseuranta ovat eritytyneet toisistaan niin, että aikataulumuutosten pohjalta ei päivitetä projektin budjettia, vaikka ehkä pitäisi. Ja tästä sitten seuraa että
  • ei tiedetä, mikä osuus kustannuspoikkeamissa johtuu aikataulupoikkeamista
  • projektin toalouden lopputuloksen ennustaminen on vaikeata projektin aikana (Pelin 2011, 184.)
Työpaketti on se elementti, jossa aikataulut ja budjetti yhdistyvät.
Cost and Schedule Control System Citeria (C/SCSC) tuloksen arvo -menetelmä


Projektijohdon kustannuspaikka (management account) on yhteenkuuluva joukko työpaketteja. projektin edistymisen raportointi voidaan tehdä seuraavilla tasoilla:
  • tehtäväkohtaisesti
  • työpakettikohtaisesti
  • johdon kustannuspaikkakohtaisesti
  • koko projektin tasolla.
Kysymys on käytettävästä tarkkuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta. (Pelin 2011, 187-188.)

Kun verrataan tuloksen arvoa budjettiin ja toteutuneisiin kustannuksiin saadaan laskettua havainnolliset tunnusluvut.
kustannusero (cost variance) = tehdytn työn budjetoidut kustannukset - toteutuneet kustannukset

aikatauluero (schedule variance) = tehdyn työn budjetoidut kustannukset - budjetoidut kustannukset (Pelin 2011, 188-189.)

Suoritusperusteisten ja toimintaverkkoperusteisten kustannusten lisäksi on mm. seuraavia menetelmiä
Päätapahtumat
Kunkin päätapahtuman toteutuminen aiheuttaa tietyn tuloksen ja kustannuksen. (Pelin 2011, 193.)
Matemaattiset lasekntasäännö
0/100 kustannukset kohdistetaan kun tehtävä on tyäsin valmis
100/0 kustannukset kohdistetaan heti kun tehtävä on alkanut
 50/50 puolet kustannuksista kohdistetaan alkamisen ja puolet päättymisen jälkeen

 Muut prosenttisäännöt
Esim. 20/80.

Valmistusasteprosentti
Kustannukset kertyvät lineaaarisesti tehtävän valmiusprosentin mukaisesti. Soveltuu hyvin työkustannuksiin

Level of Effort (LOE)
Ajan kulumiseen perustuvat suoritukset. Esimerkiksi pitkät/jatkuvat tehtävät kuten projektihallintp, työjohtaminen jne. (Pelin 2011, 193.)




Lähteet
Cost Control Monitoring and Accounting. (18.11.2016).

Pelin, Risto. (2011). Projektihallinnan käsikirja. 400 s. 7. uudistettu painos. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.

Projektin kustannushallinta. (18.11.2016).

Projektin kustannusten seuranta Thinking Portfoliolla. (18.11.2016).


PMO. (30.3.2017). 

Comments

Post a Comment